Vedtægter

Vedtægter for Dansk Vulvodyniforening opdateret 15. oktober 2022

1. Navn og hjemsted

Stk. 1: Foreningens navn er Dansk Vulvodyniforening og foreningens hjemsted er den til enhver tid siddende bestyrelsesleders hjemkommune.

2. Formål

Stk. 1: Foreningens formål er at sætte fokus på og oplyse om vulvodyni, herunder

• Indsamle oplysninger om vulvodyni, som for eksempel nyeste videnskabelig forskning, lidelsens årsager, symptomer, diagnose, behandlingsmuligheder og råd om hvordan man lever med lidelsen. 
• Drive en hjemmeside, hvor den nævnte information deles.
• Oplyse offentligheden om lidelsen og hjemmesiden.
• Arbejde for at påvirke initiativer, der øger fokus på oplysning, behandling og/eller forskning i lidelsen.

3. Medlemskab

Stk. 1: Enhver kan optages som medlem af Dansk Vulvodyniforening, det værende for eksempel patienter, fagpersoner eller andre.

Stk. 2: Indmeldelse sker ved henvendelse til foreningens bestyrelse via hjemmesiden. Man kan først deltage på foreningens informationsmøder, når man har betalt kontingent.

Stk. 3: Udmeldelse kan ligeledes ske ved henvendelse til foreningens bestyrelse. Indbetalt kontingent refunderes ikke.

Stk. 4: Medlemmerne betaler et af generalforsamlingen fastsat kontingent årligt. Bestyrelsesmedlemmer betaler ikke kontingent så længe de sidder i bestyrelsen (da de betaler med sin tid).

Stk. 5. Et medlem, der ikke respekterer nærværende vedtægter eller beslutninger, som er vedtaget af generalforsamlingen, kan af bestyrelsen ekskluderes af foreningen.

4. Generalforsamlingen

Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. 

Stk. 2: Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt og skal indkaldes med minimum tre ugers varsel.  Indkaldelse til generalforsamling skal ske ved skriftlig henvendelse til medlemmerne.

Stk. 3: Møde- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er bestyrelsesmedlemmer og alle medlemmer, der har betalt forfaldent kontingent. Der kan stemmes ved fuldmagt, og man kan også deltage i generalforsamlingen og afgive stemme via telefon/online. Hvis der deltages via telefon eller via fuldmagt frasiger man sig muligheden for at stemme anonymt, men man har stadig ret til at stemme. 

Stk. 4: På beslutning af bestyrelsen afholdes generalforsamlingen enten fysisk eller virtuelt.

Stk. 5: Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:  

• Valg af dirigent/referent
• Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år
• Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse
• Eventuelle forslag
• Valg af bestyrelsesmedlemmer
• Valg af suppleant
• Valg af revisor
• Fastsættelse af kontingent
• Eventuelt

Stk. 6: Forslag, der ønskes vedtaget på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen skriftligt i hænde senest 14 dage før mødet og bekendtgøres senest otte dage før.

Stk. 7: Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af mindst én mødedeltager. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal der skal vælges, foretages altid anonym afstemning, som afholdes i henhold til regler for stemmeafgivelse og mødeformatet (jf. §4 stk. 3 og 4).

5. Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig begrundet anmodning om det overfor bestyrelsen. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet til bestyrelsens kendskab.

Stk. 2: Indkaldelsesfristen for ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

6. Foreningens daglige ledelse

Stk. 1: Foreningens daglige ledelse udgøres af bestyrelsen. Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for en toårig periode.

Stk. 2: En suppleant kan tiltræde i det tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i utide. En suppleant vil dog også midlertidigt kunne indtræde i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem på forhånd kan se, at vedkommende i en længere periode vil være væk fra bestyrelsen, f.eks. ved barsel. Når en suppleant indtræder i bestyrelsen som normalt bestyrelsesmedlem, er det op til suppleanten, om det er for at sidde i resten af den periode, som det udtrædende bestyrelsesmedlem var valgt for, eller om det blot er til næste generalforsamling.

Stk. 3: Bestyrelsen konstituerer sig selv med bestyrelsesleder, vicebestyrelsesleder og kasserer.

Stk. 4: Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og træffer de beslutninger, der er nødvendige for foreningens drift i overensstemmelse med nærværende vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.

Stk. 5: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede.

Stk. 6: Bestyrelsen består af maksimum seks personer. Hvis bestyrelsesmedlemmer stopper i bestyrelsen uden for tidspunktet for generalforsamlingen, kan bestyrelsen selv udpege nye bestyrelsesmedlemmer.

7. Økonomi, regnskab og revision

Stk. 1: Foreningens regnskabsår følger kalenderåret fra 1. januar til 31. december, dog 1. år fra stiftelsen af foreningen og frem til kalenderårets udgang. Kontingent fastsættes på en generalforsamling.

Stk. 2: Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige fører foreningens medlemsregister.

Stk. 3: Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning af den på generalforsamlingens valgte revisor. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisoren ønsker det. Regnskab og status skal revideres og underskrives af foreningens revisor.

8. Vedtægtsændringer og foreningens opløsning

Stk. 1: Ændring af nærværende vedtægter kræver, at et flertal af foreningens tilstedeværende medlemmer på en generalforsamling stemmer herfor. Der skal i indkaldelsen redegøres for forslaget om vedtægtsændringer.

Stk. 2: Stk. 1 gælder ligeledes vedrørende foreningens opløsning. Foreningens eventuelle nettoformue skal i så fald udloddes til almennyttige formål, der ligger i naturlig forlængelse af foreningens formål, men som besluttes på den opløsende generalforsamling.

9. Berosætning af foreningen

Stk. 1: Bestyrelsen kan indstille til, at foreningsarbejdet sættes i bero, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt, f.eks. af hensyn til manglende ressourcer. Berosætning besluttes på generalforsamling.

Stk. 2: I tilfælde af berosætning vil betaling af kontingent og løbende vedligeholdelse af medlemsregister suspenderes. Foreningens aktiviteter vil begrænses til drift af hjemmeside og Facebook-gruppen “viden om vulvodyni”. Bestyrelsen udpeger en kontaktperson, som kan håndtere uopsættelige spørgsmål i perioden.

Stk. 3: Bestyrelsen kan indkøbe ekstern bistand til den nødvendige vedligeholdelse af hjemmesiden.   

Stk. 4: Bestyrelsen skal udsende skriftlig varsling af bestyrelsens indstilling om berosætning til foreningens medlemmer inden der indkaldes til generalforsamling, med henblik på at give andre medlemmer mulighed for at indtræde i bestyrelsen, jf. § 6, stk. 6.

Stk. 5: Genoptagelse af foreningsarbejdet kræver fornyet konstituering af bestyrelsen på en generalforsamling. Det er ikke et krav at deltagere ved denne generalforsamling er medlemmer af foreningen. 

Stk 6: I tilfælde af berosætning vil de gældende vedtægter suspenderes indtil foreningsarbejdet genoptages, jf. § 9, stk. 5.